[:de]Für die Transport- und Logistikspezialisten von GO! Express & Logistics (Schweiz) AG und Night Star Express Schweiz AG, ist die smarte Zoll-Abwicklung zu einem wichtigen Gamechanger im internationalen Güterverkehr avanciert.
Durch die immer breitere und tiefere Artikelvielfalt im industriellen Ersatzteilbereich ist es für viele Anbieter eine wirtschaftliche und logistische Herausforderung geworden, eine täglich 99%ige Verfügbarkeit für ihre Schweizer Kunden aus dem lokalen Lager zu anzubieten. Immer mehr Importeure entscheiden sich deshalb, in Ergänzung und Erweiterung des eigenen nationalen Lagers durch die direkte Einbindung der EU-Lager ihrer Lieferanten-, Tochter und Partnerunternehmen, die Verfügbarkeit für ihre nationalen Kunden signifikant zu erhöhen. Hierfür dient ein zolloptimiertes logistisches Express-Konzept. So bestellen Schweizer Kunden bis zum späteren Nachmittag und die Lieferung wird, egal ob aus dem lokalen- oder einem der EU-Lager, als EINE komplette Sendung per Nacht- oder Tagexpress innerhalb von 12 – 18 Stunden angeliefert.
Damit die Sendung als Gesamtes beim Besteller ankommt, gilt es die geografischen Grenzen zu überwinden und Zoll-Prozesse in definierten Zeitfenstern besser zu nutzen. Im heute praktizierten Zoll-Ablauf erstellt der Exporteur die Ausfuhrpapiere und Rechnungen und übergibt diese im Anschluss dem Spediteur. Nicht selten bestehen die Rechnungen aus 50 und mehr Seiten und beinhalten hunderte verschiedener Zollpositionen. Der Schweizer Zolldeklarant muss nun alle Zollpositionen mit denselben Warentarifnummern und Ursprungsländer zusammenziehen. Dazu benötigt er dann noch weitere Informationen wie z.B. Netto- und Bruttogewicht. Die holt er sich dann im “Ping Pong artigen” E-Mail-Verkehr von seinem Auftraggeber ein und zu guter Letzt müssen die internationalen Zolltarifnummern noch um die von den Schweizer Zollbehörden vorgegeben Tarifnummern ergänzt werden.
Dieser Vorgang nimmt bei einer manuellen Verzollung Stunden in Anspruch. Zudem muss parallel die geforderte Laufzeit ab den EU-Lagern eingehalten werden, was bei den heute schwierigen Strassenverkehrsverhältnissen schon eine Herausforderung für sich darstellt. Die dafür anfallenden Kosten, nebst dem, dass auch die Verfügbarkeit von Fachpersonal sehr beschränkt ist, sind horrend.
Warum sollen also die Auftrags- und Zolldaten, die in den Vorsystemen bereits digital vorhanden sind, nochmals manuell in einem Zollsystem erfasst werden? Weshalb sollen Informationen im unübersichtlichen und aufwendigen E-Mail-Verkehr eingeholt und dann ebenfalls manuell verarbeitet werden? Weshalb sollen die ganzen mitlaufenden Dokumente ausgedruckt, sortiert und mit dem Ausgangs-HUB über eine Excel-Liste abgeglichen werden? Weshalb soll die Zollagentur im Eingangsland die per E-Mail übermittelten Daten nochmals manuell in ein weiteres Zollsystem eingeben?
Diese skalierende Belastung war der Anstoss, weshalb GO! und NSE anfingen, die Verzollungen zu digitalisieren. In den letzten Jahren wurde ein Standard geschaffen, der über Daten-Schnittstellen zollrelevante Informationen wie Rechnungsdetails sowie die fehlenden, für den Zoll aber notwendigen Daten, durch Logiken und Algorithmen konsolidieren kann. Damit die Sendungen auch physisch die Grenzen an 24 Stunden am Tag und in der Nacht passieren können, müssen die Sendungen im Transitverkehr abgewickelt werden. Hierfür wurden Transit-Gateways mit Zollplätzen in Deutschland aufgebaut, die faktisch als EU-Ausgangs- oder Eingangszollamt fungieren. Parallel existieren in der Schweiz Gateways, die den Zollstatus als „Zugelassener Versender/Empfänger“ besitzen. Dies ermöglicht es dem Zollagenten, die Import- und Exportsendungen direkt an den jeweiligen Standorten zu verzollen.
Nachdem die zwei Express-Logistiker mit diesem Konstrukt viele Jahre mit diversen Zollagenturen in Deutschland zusammengearbeitet hatten, entstand die Idee, die immer noch von Medienbrüchen gehemmte Abwicklung zu eliminieren und grenzüberschreitend alles aus einem Guss als kommerzielles und digital unterstütztes Zoll-Produkt anzubieten. So ist die Web-App „com.simple“ (customs order management simple) entstanden. Sie weist eine einzige Datenstruktur auf, in der alle Prozesse direkt, transparent und simpel europaweit umgesetzt werden. Zur Ergänzung des Konzeptes wurde in Deutschland, und somit im EU-Raum, die Zollagentur CustomSized GmbH ins Leben gerufen, die ihre Verzollungsdienstleistungen mit Hilfe der beschriebenen Software und der physischen Gateway-Struktur über eine einzige Schnittstelle und eine einzige Plattform anbietet.
Die Web-App „com.simple“ verbindet alle Prozessteilnehmer miteinander. Angefangen beim Exporteur, Versand- und Empfangs-Spediteur, Ausgangs- und Empfangs-Zollagentur sowie Ausgang- und Eingangs-HUB. Alle Daten und Aufträge werden in der Regel durch einen Prozessteilnehmer erfasst und über die Web-App ausgetauscht – Zoll- und Sendungsstati inklusive. Die Kommunikation erfolgt ebenfalls direkt auf Sendungsebene in der Web-App. Exporteure, welche über kein Zoll ausgerichtetes IT-System verfügen, können mit Hilfe von „com.simple“ ihre Ausfuhr sehr einfach erstellten. Dafür unterstützt das System die Prozessteilnehmer mit automatisierten Vorlagen, Abfragen von Zolltarifnummern, Prüfung der verschiedenen Sanktionslisten uvm. Und falls doch mal etwas unklar sein sollte, vervollständigt die integrierte Chat-Funktion den Informationsbedarf, da mit ihrer Hilfe die ExpertInnen der Zollagentur direkt angeschrieben und kontaktiert werden können. Der Weg ist das Ziel! Weitere Module wie die automatisierte Abrechnung der Zölle und MwSt., die Integration der Empfänger sowie auch der Transporteure sind bereits in der Pipeline – es gibt keine Grenzen!
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